“الكتابة هي فن الاستعراض للأشخاص الخجولين“، هذا ما يقوله المؤلف الروائي لِي تشايلد. والتمكن من مهارة الكتابة في العمل يتعدى فرد العضلات، فبالإضافة إلى ترك انطباع جيد فإنَّ الكتابة من أهم وسائل التواصل في العمل، وأداة فعالة للأشخاص الذين يعانون من الخجل بشكل خاص.

تحدثنا في المقال السابق عن ٨ مهارات أساسية للعمل، وقد أثبتت الأبحاث أن ٧٣.٤٪ من الراغبين في التوظيف يبحثون عن أشخاص ذوي مهارة عالية في الكتابة. كما تأتي الكتابة كثالث مهارة مطلوبة في سوق العمل بعد مهارات القيادة وروح الفريق. وتتنوع وسائط الكتابة من الخطابات الرسمية، التقارير التقنية، والعقود ولكن يبقى البريد الإلكتروني والذي سيطر على مدى العقدين الماضيين كأسلوب للعمل هو الوسيلة الأكثر رواجاً. فالإحصائيات تشير إلى أن عدد الرسائل الإلكترونية التي تم إرسالها في العام ٢٠١٧ وصلت إلى ٢٦٩ مليار إيميل يومياً.

وبعيداً عن الإحصائيات فإن الكتابة للعمل لابد أن تنطوي تحت ثلاث ضوابط أساسية:

• اللباقة: إن الحواجز في التواصل الكتابي تتطلب بذل المزيد من اللطف، واللباقة مفهوم نسبي يختلف من بيئة عمل إلى أخرى ومن ثقافة إلى أخرى، فالغرب على سبيل المثال يميل للرسائل المباشرة بينما يميل المجتمع الشرقي للمجاملات والأسلوب غير المباشر. وأفضل طريقة إذا كنت جديداً في العمل أن تلاحظ أسلوب من حولك أو تطلب من زملائك أو رئيسك مراجعة ما كتبت حتى لا تقع في الحرج.
• وضوح الرسالة: من المهم الإهتمام بإيصال المعنى المطلوب وذلك بإحتواء جميع التفاصيل المهمة دون الإسهاب المبالغ فيه. وفي حال أردت من المتلقي القيام بأمر ما فلابد أن يكون الطلب واضحاً مع تحديد الإطار الزمني للرد.
• سلامة اللغة: بالاضافة لمساهمتها في مدى وضوح الرسالة فإن سلامة اللغة من حيث القواعد والإملاء يسهم في ترك انطباع جيد للمتلقي بمدى مستواك التعليمي والثقافي أولاً، وبمدى اهتمامك وتركيزك عند الكتابة ثانياً. إذا كنت تكتب بلغتك الأم فإن مراجعة المادة قبل مشاركتها مع الآخرين سيجنِّبك الكثير من الأخطاء، أما إذا كنت تحتاج للكتابة بلغة أخرى فعليك أن تستثمر بعض الوقت للتدريب على قواعد وأسس تلك اللغة.

تلك هي أسس الكتابة ولكن ما هي الخطوات؟ إذا لم تكن تعرف كيف ومن أين تبدأ الكتابة فإنَّ الخرائط الذهنية Mind Maps هي الطريقة المثلى لتدوين أفكارك الأولية، الخطوة الثانية هي تحديد هيكل الموضوع وذلك بتحديد تسلسل المواضيع الرئيسية والفرعية، ومن ثم التفصيل في كتابة الموضوع. أما العنوان فيأتي أخيراً بحيث يعكس المحتوى بصورته النهائية.

خطوات الكتابة

وأخيراً، قم بمراجعة سريعة لما كتبت وتأكد بأن الموضوع يبدو متكاملاً للقارىء بحيث يجيب على الأسئلة الرئيسية: لماذا؟ ماذا؟ مَن؟ متى؟ وأين؟ ولا تنسَ تعزيز الكتابة بالأسلوب القصصي واستخدام الأمثلة، الصور، والرسوم التوضيحية.

تذكر أنَّ الكتابة السلسة تجعلك ككاتب تبدو أكثر ذكاءاً وتجعل من حُجتك أقوى وأقرب للإقناع.

قد تكون محظوظاً عند بداية رحلتك المهنية بوجود من يهتم بإعداد خطة لتطويرك الوظيفي سواءأً كان مسؤول أو مرشد أو جهة العمل ذاتها. غير أن الحال ليس كذلك دوماً، فبعد سنوات من العمل أدركت أنّه مهما زاد دور من حولك أو ندر، يبقى التطوير الوظيفي مسؤولية شخصية وأمر لابد أن تحمله على عاتقك كموظف.

تحدثنا في المقال السابق عن عقلية النماء وكيف لها أن تمهد لك طريق النجاح. فتحصيل التدريب المناسب من بداية دخولك لمجال العمل أمر أساسي، لأنك كلما ارتقيت في السلم الوظيفي أصبح من الصعب عليك الإنضمام للدورات التدريبية وورش العمل. ذلك لأن المؤسسة أو الشركة سوف تعطي الأولوية دوماً للموظفين الجدد كما أنك لن تجد الوقت الكافي للتدريب بعدما تحظى بمهام إدارية.

هناك ثلاث أنماط من المهارات في العمل:

• مهارات ذهنية متعلقة بالقدرة على تصور المشكلات ووضع حلول مناسبة لها.
• مهارات فنية أو تقنية تختص بمجال العمل كمعرفة المهندس بتفاصيل عمله.
• مهارات بشرية تتعلق بفهم سلوك الأفراد والتعامل مع الزملاء في العمل.

وغالباً ما ستهتم جهة العمل بتطوير الجانب التقني لديك. أما أنت فلديك مجموعة من المهارات الأساسية – والتي تعمل في مجموعها بزيادة فرصك للنجاح في أي وظيفة كنت – بما قد يتراءى للآخرين أنه محض صدفة. هذا ما يقوله سكوت آدمز مؤلف سلسلة ديلبرت الكرتونية التي تصف تحديات العمل بصورة ساخرة في كتابه “كيف تفشل في كل شيء تقريباً وتحقق رغم ذلك النجاح الباهر“.

وخلطة النجاح السحرية تتلخص في ٨ مهارات أساسية:

1. الكتابة Writing: إنّ قدرتك على الكتابة بحرفية بدءاً من كتابة إيميل إلى كتابة التقارير يعطي إنطباع جيد عنك ويبني جسور للتواصل مع الآخرين. والكتابة فن يضمن إيصال الرسالة بوضوح مع مراعاة قواعد اللغة واللباقة.

2. علم النفس Psychology: لا تخلو أي مهنة من التعامل مع الآخرين، لذا فإن فهم أنماط الشخصيات والسلوك ومبادئ لغة الجسد لابد وأن تمهد لك الطريق لكسر الحواجز وتحقيق ما تصبو إليه.

3. الخطابة Public Speaking: أو فن التحدث أمام الجمهور، ويشمل القدرة على التحدث بثقة وطلاقة وكذلك مهارات إعداد العروض التقديمية وتدريب الصوت على الإلقاء بحرفية.

4. المحاسبة Accounting: سواءاً كنت صديقاً للأرقام أو عدواً لها، لابد وأن تحتاج في مرحلة ما من عملك إلى الإطلاع على القوائم المالية ومراجعة الميزانيات. ليس المطلوب منك أن تكون خبيراً بالمحاسبة وإنما تحصيل الفهم الكافي لمواكبة مفردات الإدارة.

5. الحوار والإقناع Conversation and Persuation:  كما أن الحوار الجيد ينتهي بالإقناع، فإنه يبدأ بالقدرة على الإستماع الجيد، والإستماع مهارة في حد ذاتها تحتاج لفهم عميق.

6. التكنولوجيا Technology: إن الإطلاع على التكنولوجيا الحديثة والقدرة على استخدام البرمجيات والأدوات الرائجة في نطاق الأعمال ستدفعك دائماً للأمام.

7. إدارة الوقت Time Management: إن إدارة الوقت بفعالية والقدرة على تنظيم العمل وتحديد الأولويات ترفع أدائك وتزيد من إنتاجيتك في العمل.

8. التصميم Design: ليس التصميم حكراً على الفنانين، فحياتنا اليومية مليئة بالتصميم. وقد أندهشت عند قراءتي لكتاب “التصميم لغير المصممين” أن التصميم له قواعد يمكن لأي شخص تعلمها. وفهم هذه القواعد سيساعدك على تقييم نتاج التصاميم في العمل سواءاً كان موقع إلكتروني، منتج جديد أو حتى عنصر إعلاني.

جميع هذه المهارات يمكنك تحصيلها من خلال نمطك التعليمي المفضل. يمكنك قراءة الكتب والمقالات أو الإنضمام لدورات تدريبية أو سؤال الخبراء بشكل مباشر. وفوق ذلك كله لابد من إكمال السلسلة التعليمية بممارسة ما تتعلمه أولاً ومن ثم تعليم الآخرين من حولك.

وسنقوم بالمدونات القادمة بشرح كل مهارة من هذه المهارات بالتفصيل.