“الكتابة هي فن الاستعراض للأشخاص الخجولين“، هذا ما يقوله المؤلف الروائي لِي تشايلد. والتمكن من مهارة الكتابة في العمل يتعدى فرد العضلات، فبالإضافة إلى ترك انطباع جيد فإنَّ الكتابة من أهم وسائل التواصل في العمل، وأداة فعالة للأشخاص الذين يعانون من الخجل بشكل خاص.

تحدثنا في المقال السابق عن ٨ مهارات أساسية للعمل، وقد أثبتت الأبحاث أن ٧٣.٤٪ من الراغبين في التوظيف يبحثون عن أشخاص ذوي مهارة عالية في الكتابة. كما تأتي الكتابة كثالث مهارة مطلوبة في سوق العمل بعد مهارات القيادة وروح الفريق. وتتنوع وسائط الكتابة من الخطابات الرسمية، التقارير التقنية، والعقود ولكن يبقى البريد الإلكتروني والذي سيطر على مدى العقدين الماضيين كأسلوب للعمل هو الوسيلة الأكثر رواجاً. فالإحصائيات تشير إلى أن عدد الرسائل الإلكترونية التي تم إرسالها في العام ٢٠١٧ وصلت إلى ٢٦٩ مليار إيميل يومياً.

وبعيداً عن الإحصائيات فإن الكتابة للعمل لابد أن تنطوي تحت ثلاث ضوابط أساسية:

• اللباقة: إن الحواجز في التواصل الكتابي تتطلب بذل المزيد من اللطف، واللباقة مفهوم نسبي يختلف من بيئة عمل إلى أخرى ومن ثقافة إلى أخرى، فالغرب على سبيل المثال يميل للرسائل المباشرة بينما يميل المجتمع الشرقي للمجاملات والأسلوب غير المباشر. وأفضل طريقة إذا كنت جديداً في العمل أن تلاحظ أسلوب من حولك أو تطلب من زملائك أو رئيسك مراجعة ما كتبت حتى لا تقع في الحرج.
• وضوح الرسالة: من المهم الإهتمام بإيصال المعنى المطلوب وذلك بإحتواء جميع التفاصيل المهمة دون الإسهاب المبالغ فيه. وفي حال أردت من المتلقي القيام بأمر ما فلابد أن يكون الطلب واضحاً مع تحديد الإطار الزمني للرد.
• سلامة اللغة: بالاضافة لمساهمتها في مدى وضوح الرسالة فإن سلامة اللغة من حيث القواعد والإملاء يسهم في ترك انطباع جيد للمتلقي بمدى مستواك التعليمي والثقافي أولاً، وبمدى اهتمامك وتركيزك عند الكتابة ثانياً. إذا كنت تكتب بلغتك الأم فإن مراجعة المادة قبل مشاركتها مع الآخرين سيجنِّبك الكثير من الأخطاء، أما إذا كنت تحتاج للكتابة بلغة أخرى فعليك أن تستثمر بعض الوقت للتدريب على قواعد وأسس تلك اللغة.

تلك هي أسس الكتابة ولكن ما هي الخطوات؟ إذا لم تكن تعرف كيف ومن أين تبدأ الكتابة فإنَّ الخرائط الذهنية Mind Maps هي الطريقة المثلى لتدوين أفكارك الأولية، الخطوة الثانية هي تحديد هيكل الموضوع وذلك بتحديد تسلسل المواضيع الرئيسية والفرعية، ومن ثم التفصيل في كتابة الموضوع. أما العنوان فيأتي أخيراً بحيث يعكس المحتوى بصورته النهائية.

خطوات الكتابة

وأخيراً، قم بمراجعة سريعة لما كتبت وتأكد بأن الموضوع يبدو متكاملاً للقارىء بحيث يجيب على الأسئلة الرئيسية: لماذا؟ ماذا؟ مَن؟ متى؟ وأين؟ ولا تنسَ تعزيز الكتابة بالأسلوب القصصي واستخدام الأمثلة، الصور، والرسوم التوضيحية.

تذكر أنَّ الكتابة السلسة تجعلك ككاتب تبدو أكثر ذكاءاً وتجعل من حُجتك أقوى وأقرب للإقناع.